10 лет Comarch EDI в Украине

В феврале 2016 года компания Comarch пересеkla 10-летний рубеж своей деятельности в области электронного документооборота на рынке Украины. На протяжении всего времени мы сохраняли свою главную цель – предоставление качественных услуг, благодаря чему получили признание наших клиентов. Крупнейшие компании, лидеры украинского рынка используют решения, которые предоставляет компания Comarch. Именно благодаря нашим клиентам мы двигались в перед, развивались и добивались успехов!

Юбилей компании - это время для подведения итогов, оценки пройденного пути и определения планов на будущее. Можно сказать, что это - своеобразный «момент истины», когда становится ясно, что успели сделать, а что еще только предстоит!

В наше время все больше и больше компаний находятся в непрерывных поисках возможностей сократить финансовые затраты и оптимизировать бизнес-процессы. Одним из способов сокращения расходов является переход компании со своими контрагентами на электронный документооборот. Время, которое тратят сотрудники компании на обработку, учет и контроль бумажного документооборота, а также организация доступа к документации для удаленных участников рабочего   процесса, поддержка необходимого уровня защищенности несут за собой значительные финансовые расходы. Все эти проблемы успешно решает электронный документооборот.

EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными) — это обмен простыми сообщениями: заказ, подтверждение заказа, уведомление о приемке,  и т.д., которыми ранее обменивались по факсу, электронной почте или согласовывали по телефону. С внедрением EDI эти сообщения приобрели стандартизованный вид и могут отправляться прямо из учетной системы поставщика и торговой сети (1С, SAP и т.п.). 

Компания Comarch, учитывая свой опыт в других странах мира, в 2006 году предложила украинскому рынку работоспособное решение для обмена электронными документами – платформу Comarch EDI.  

Comarch EDI – это гибкая, масштабируемая платформа, которая может быть приспособлена к индивидуальным требованиям. Она обеспечивает В2В-коммуникацию с другими компаниями по всему миру. Платформа работает по принципу облачных технологий, что означает простой доступ и отсутствие дополнительных расходов на приобретение дорогостоящей инфраструктуры и оборудования.

Comarch EDI Украина – результаты работы в цифрах. 

Среди торговых компаний пионерами по внедрению EDI на Украине стали Фоззи груп, Велика кишеня, АТБ-маркет а так же отделения международных компаний  METRO Cash & Carry, Auchan, Praktiker,  которые увидели большой потенциал электронного документооборота в снижении издержек бизнеса. Начало большинства проектов положило внедрение всего лишь одного типа электронного документа – Заказа (ORDER) в сотрудничестве с поставщиками. Убедившись в преимуществах технологии EDI, каждая из торговых сетей продолжала расширять проект как с точки зрения используемых типов документов, так и партнеров (логистические операторы, дистрибьюторы, производители) и сопутствующих модулей, которые предоставляет компания Comarch.   

Так на пример, проект электронного документооборота в торговой сети МЕТРО Кеш энд Керри Украина  начался от внедрения одного типа документа - заказа (ORDERS). С этого момента и до 2009 года к проекту присоединилось около 500 поставщиков и были внедрены следующие виды документов: 

• Заказ - ORDERS - составление заказов в электронном виде (2006 г.) 
• Уведомление об отгрузке - DESADV - электронный документ, информирующий о высланных товарах (2008 г.) 
• Уведомление о приемке – RECADV - документ, с помощью которого сеть сообщает поставщикам о фактически принятом товаре (2009 г.) 
• Накладная - INVOIC - электронная накладная. Документ формируется поставщиком товаров на основании заказа и содержит информацию о фактически доставленном товаре, его стоимости, а также номер заказа, на основании которого осуществляется поставка (2009 г.) 
• 2015 г. – внедрение юридически значимых электронных документов (с использованием электронной цифровой подписи)

С 2008 года торговая сеть начала использовать дополнительный инструмент – Comarch EDI Validator для накладных (INVOIC), который предоставляет возможность проверки корректности данных в электронном документе, его структуры и содержания согласно ранее установленным правилам. Информация с описанием ошибки предоставляется клиенту разными способами: на адрес e-mail либо на веб-интерфейсе Comarch EDI. 

Одной из важных вещей для МЕТРО Кеш энд Керри Украина была возможность прослеживания движения пересылаемых документов, а особенно уверенность, что высланный заказ был получен адресатом. Для этого сеть METRO получила дополнительный инструмент Comarch EDI Tracking, который предоставляет такую информацию, например информация о статусе документа. 

Еще один дополнительный модуль, который был предоставлен торговой сети – это Comarch EDI Reporting. Он позволил METRO Cash & Cаrry выявлять в текущем режиме несоответствия основной информации о товарной позиции в учетных системах сети и постав¬щиков. Дополнительно, с помощью этого решения торговая сеть могла отслеживать процентное соотношение ответных документов (DESADV, INVOIC) к заказам и в зависимости от результата использовать различные мотивирующие к отправке ответных документов инструменты по отношению к своим поставщикам.

С ростом масштабов использования EDI, стало ясно, что данная технология помимо ритейла, применима и в других сферах, и способна облегчить и оптимизировать различные бизнес-процессы. Одно из направлений, где использование EDI набирает все большее значение – логистика. 

Скорость передачи, своевременность и достоверность логистической информации – лишь часть преимуществ использования EDI. Основная цель внедрения этой технологии для перевозчиков, логистических операторов, дистрибуторов и других заключается в оптимизации логистики – EDI позволяет ускорить и упростить процессы приемки товаров, благодаря оперативному получению данных (время поставки, количество товара, способ упаковки), уменьшить недопоставки, эффективно управлять запасами благодаря контролю обмена информацией и значительно сократить расходы на складское хранение.

Нестандартный подход производителя к обмену информацией показывает Unilever. С целью оптимизации взаимодействия с партнерами компания с 2009 года в Украине начала работать с провайдером Comarch для организации электронного документооборота с сетями. 

Убедившись в преимуществах технологии EDI, позволившей значительно оптимизировать процесс обработки документов, а также улучшить работу отделов, компания приняла решение и об автоматизации обмена информацией с логистическими операторами. Главной целью проекта было сокращение ручной обработки документов, повышение точности информации и ускорение работы на складах (сборка заказа, сравнение остатков). 

В ходе проекта внедрены различные типы документов, такие как: Material Master (PRICAT – каталог продуктов с расширенной информацией о каждой позиции), Picking Instruction (INSDES – инструкция по упаковке товара), Stock on Hand (INVRPT – информация о состоянии запасов на складе) и некоторые другие. 

«В компании сейчас более 80% всех заказов приходит в электронном виде, что позволяет увеличивать объем продаж без привлечения дополнительного персонала, значительно повысился уровень сервиса для клиентов. Внедрение электронного документооборота с логистическими операторами привело к повышению качества работы за счет синхронизации мастер-данных, сокращению ручного труда, повышению точности обработки заказов, сокращению времени обработки и прохождения документов», – подтверждает результаты Александр ГУЖВИН, руководитель направления по внедрению EDI в компании Unilever.

На сегодняшний день огромное значение в Украине приобретает также развитие юридически-значимого документооборота. Безбумажный документооборот исключает все недостатки традиционного, а его надежность обеспечивается передовыми программными и техническими решениями. Законодательная база на сегодняшний день позволяет исключительно в электронном виде обмениваться такими документами, как: «Акт выполненных работ», «Налоговая накладная», «Товарная накладная», «Акт разногласий» и другие. На сегодняшний день компания Comarch успешно реализует проекты с использованием юридически-значимых документов. Первой компанией, которая полностью перешла на безбумажный документооборот, стала «Велика кишеня». Торговая сеть реализовала внедрение полной цепочки документов в электронном виде начиная от Заказа и заканчивая Налоговой накладной, зарегистрированной в Едином реестре налоговых накладных посредством платформы Comarch EDI.

София Флинта,

Business Solution Manager, Comarch SA